CORPORATE GOVERNANCE

公司治理

套期保值业务内部控制制度

发布时间:2014-01-10发布人:admin 阅读次数:3158

    量子高科(中国)生物股份有限公司

    套期保值业务内部控制制度

    第一章 总则

    第一条 为规范量子高科(中国)生物股份有限公司(以下简称公司)期货套期保值业务,有效防范和化解风险,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》、《深圳证券交易所股票上市规则》、《上市公司信息披露管理办法》、《企业内部控制基本规范》(财会[2008]7号)及《公司章程》等的有关规定,结合公司具体实际,特制定本制度。

    第二条 公司的期货套期保值业务只限于在境内期货交易所交易的白糖期货品种,目的是充分利用期货市场的套期保值功能,减少公司生产所需的主要原材料因价格波动造成的损失。

    第三条 公司从事套期保值业务,应遵循以下原则:

    1、公司在期货市场,仅限于从事套期保值业务,不得进行投机和套利交易。

    2、公司从事期货套期保值业务,只限于在中国境内期货交易所进行场内市场交易,不得进行场外市场交易。

    3、公司进行套期保值的数量原则上不得超过实际现货交易的数量,期货持仓量应不超过套期保值的现货量。

    4、期货持仓时间应与现货保值所需的计价期相匹配,签订现货合同后,相应的套期保值头寸持有时间原则上不得超出现货合同规定的时间或该合同实际执行的时间。

    5、公司应当以自己的名义设立套期保值交易账户,不得使用他人账户进行套期保值业务。

    6、公司应具有与套期保值保证金相匹配的自有资金,不得使用募集资金直接或间接进行套期保值。公司应严格控制套期保值的资金规模,不得影响公司正常经营。

    第二章 审批权限

    第四条 公司期货交易额,在董事会授权范围内,公司期货交易额,单次或占用期货保证金余额在人民币1000万元以内的(含1000万元,但不包括交割当期头寸而支付的全额保证金在内,也不包含护盘资金)交易由公司期货领导小组决定;在董事会权限范围内,占用期货保证金余额超过人民币1000万元的交易,

    由公司董事会决定;超过董事会权限范围的,由公司股东大会进行审批授权。

    第五条 董事会授权期货领导小组套期保值执行小组具体执行。各项套期保值业务必须严格限定在经批准的套期保值计划内进行,不得超范围操作。

    第三章 组织机构及其职责

    第六条 公司的期货套期保值业务组织机构设置如下:

    第七条 公司董事会授权总经理组织建立期货套期保值领导小组并行使期货套期保值业务管理职责。期货套期保值领导小组成员包括:总经理、采购分管领导、财务负责人、以及与套保业务有关的其他人员。公司总经理担任期货套期保值领导小组负责人,期货套期保值领导小组的人员组成及职责权限须报董事会备案。

    第八条 期货领导小组的职责为:

    1、负责召开期货领导小组会议,制订年度套期保值计划,并提交董事会审议;

    2、听取期货保值执行小组的调研工作报告,批准授权范围内的套期保值交易方案;

    3、负责审定公司套期保值管理工作的各项具体规章制度,决定工作原则和方针;

    4、负责交易风险的应急处理;

    5、负责向董事会提交年度报告和下年度工作计划;

    6、负责对公司从事期货套期保值业务进行监督管理,对公司期货套期保值的风险管理负全职;

    7、行使董事会授予的其他职责。

    第九条 期货领导小组下设套期保值执行小组为其日常办事机构。

    套期保值执行小组职责为:

    1、制订、调整套期保值计划、交易方案,并报期货领导小组审批;

    2、执行具体的套期保值交易;

    3、向期货领导小组汇报并提交书面工作报告;

    4、其他日常管理和联系工作。

    第十条 套期保值执行小组下设交易员、档案管理员、资金调拨员、结算员、会计核算员和风险控制员等岗位。各岗位人员分别在物控部、财务部、内审部内设。

    各岗位职责权限如下:

    1、交易员:负责监控市场行情、识别和评估市场风险、拟订套期保值交易方案、执行交易指令、对已成交的交易进行跟踪和管理等;

    2、档案管理员:负责套期保值资料管理,包括套期保值计划、交易方案、交易原始资料、结算资料等;

    3、资金调拨员:负责根据交易记录完成收付款;

    4、结算员和会计核算员:负责相关账务处理、核算等财务结算工作;

    5、风险控制员:负责监督每笔交易的执行情况,并可直接向期货领导小组汇报风险控制工作。

    第十一条 套期保值执行小组各岗位人员应有效分离,确保能够相互监督制约。

    第四章 授权制度

    第十二条 公司与期货经纪公司订立的开户合同应按公司合同管理办法的有关规定及程序审核后,由公司法定代表人或经法定代表人授权的人员签署。

    第十三条 公司对境内期货交易操作实行授权管理。交易授权书应列明有权交易的人员名单、可从事交易的具体种类和交易限额、授权期限。期货交易授权书公司套期保值业务领导小组负责人签署。

    第十四条 被授权人员应当在授权书载明的授权范围内诚实并善意地行使该权利。只有授权书载明的被授权人才能行使该授权书所列权利。

    第十五条 如因任何原因造成被授权人变动的,授予该被授权人的权限应即时予以调整,并应立即由授权人通知业务相关各方。自通知之时起,被授权人不再享有原授权书授予的一切权利。

    第五章 业务流程

    第十六条 公司的境内期货业务流程如下:








    第十七条 套期保值执行小组结合现货的具体情况和市场价格行情,拟订期货套期保值交易方案,报经公司期货领导小组批准后方可执行。期货套期保值交易方案应包括以下内容:套期保值交易的建仓品种、价位区间、数量、拟投入的保证金、风险分析、风险控制措施、止损额度等。

    第十八条 交易员根据经公司期货领导小组批准的期货套期保值交易方案,填写注入或追加保证金的付款通知,经套期保值执行小组负责人及财务部相关主管审批同意后交资金调拨员执行付款。会计核算员根据银行的单据进行帐务处理。交易员应负责及时将期货经纪公司入金单交由会计核算员进行相关帐务处理。交易员根据公司的套期保值交易方案,选择合适的时机执行交易指令

    第十九条 每笔交易结束后,交易员应于次日交易日前及时将期货经纪公司交易系统生成的交割单和结算单(如有)打印并传递给结算员、会计核算员、套期保值执行小组主任、风险控制员进行审核。

    第二十条 风险控制员核查交易是否符合套期保值方案,若不符合,须立即报告公司期货领导小组。

    第二十一条 会计核算员收到交割单或结算单并审核无误,并经财务主管签字同意后,进行帐务处理。会计核算员每月末与交易员核对保证金余额。

    第二十二条 公司根据实际情况,拟定平仓方案,选择对冲或实物交割方式履行期货合约。若需要进行实物交割了结期货头寸,应提前对现货产品销售部门、交易员、资金调拨员等相关各方进行妥善协调,以确保交割按期完成。

    第六章 风险管理制度

    第二十三条 公司应建立严格有效的风险管理制度,利用事前、事中及事后的风险控制措施,预防、发现和化解风险。

    第二十四条 公司在开展期货套期保值业务前须做到:

    1、慎重选择期货经纪公司;

    2、合理设置期货业务组织机构和选择安排相应岗位业务人员:

    1)公司期货业务岗位设置应严格按照本制度第三章的规定执行;

    2)公司从事期货业务人员应具备下列条件:

    ①有期货专业知识及管理经验、有良好的职业道德;

    ②有较高的业务技能,熟悉期货交易相关的法律、法规,遵守法律、法规及期货交易的各项规章制度,规范自身行为,杜绝违法、违规行为。

    第二十五条 公司的期货业务开户及经纪合同签订程序如下:

    1、套期保值执行小组选择三家以上具有良好资信和业务实力、运作规范的期货经纪公司,经资格审查后推荐给期货领导小组作为候选单位;

    2、期货领导小组从候选单位中选定公司期货交易的经纪公司;

    3、公司法定代表人或经法定代表人书面授权的人员代表公司与期货经纪公司签订期货经纪合同书,并办理开户手续。

    第二十六条 套期保值执行小组应随时跟踪了解期货经纪公司的发展变化和资信情况,并将有关变化情况报告公司期货领导小组,以便公司根据实际情况来决定是否更换期货经纪公司。

    第二十七条 在实际业务操作中,期货套期保值交易方案中必须披露相关风险;期货套期保值交易方案须采取合理的交易策略,降低追加保证金的风险。

    第二十八条 公司内部审计部门应定期或不定期地对套期保值业务进行检查,监督套期保值业务人员执行风险管理政策和风险管理工作程序,及时防范业务中的操作风险。

    第二十九条 公司设置风险控制员岗位,风险控制员直接对公司期货领导小组负责。风险控制员岗位不得与套期保值执行小组的其他岗位交叉。

    第三十条 公司风险控制员的主要职责包括:

    1、监督期货业务有关人员执行风险管理政策和风险管理工作程序;

    2、审查境内期货经纪公司的资信情况;

    3、审核公司的具体套期保值交易方案;

    4、核查交易员的交易行为是否符合套期保值计划和具体交易方案;

    5、对期货头寸的风险状况进行监控和评估,保证套期保值业务的正常进行;

    6、发现、报告并按程序处理风险事故;

    7、评估、防范和化解公司期货业务的法律风险。

    第三十二条 公司期货领导小组按照不同月份的实际生产能力来确定和控制当期的套期保值量,任何时候不得超过董事会授权范围进行保值。

    第三十三条 公司在已经确认对实物合同进行套期保值的情况下,期货头寸的建立、平仓要与所保值的实物合同在数量、时间上相匹配。

    第三十四条 公司建立风险测算系统如下:

    1、资金风险:测算已占用的保证金数量、浮动盈亏、可用保证金数量及拟建头寸需要的保证金数量、公司对可能追加的保证金的准备数量;

    2、保值头寸价格变动风险:根据公司套期保值方案测算已建仓头寸和需建仓头寸在价格出现变动后的保证金需求和盈亏风险。

    第三十五条 公司建立以下内部风险报告制度和风险处理程序:

    1、内部风险报告制度:

    1)交易员应于每天收市后测算已占用的保证金金额、浮动盈亏、可用保证金数量及拟建头寸需要追加的保证金数量,并及时上报公司期货领导小组。

    2)当市场价格波动较大或发生异常波动的情况时,交易员应立即报告套期保值执行小组负责人和风险控制员;如果交易合约市值损失接近或突破止损限额时,应立即启动止损机制;如果发生追加保证金等风险事件,套期保值执行小组应立即向期货领导小组报告,并在24小时内提交分析意见,由期货领导小组做出决策。同时,按照本制度及《公司重大信息内部报告制度》的规定及时向董事会及董事会秘书报告。

    3)当发生下列情形之一时,风险控制员应立即向公司期货领导小组报告:

    ①期货业务有关人员违反风险管理政策和风险管理工作程序;

    ②期货经纪公司的资信情况不符合公司的要求;

    ③公司的具体套期保值交易方案不符合有关规定;

    ④交易员的交易行为不符合套期保值交易方案;

    ⑤公司期货头寸的风险状况影响到套期保值业务的正常进行;

    ⑥公司期货业务出现或将出现有关的法律风险。

    4)期货领导小组、套期保值执行小组的任何人员,如发现套期保值交易存在违规操作时,应立即向期货领导小组汇报。同时,期货领导小组立即终止违规人员的授权手续,并及时调查违规事件的详细情况,制定和实施补救方案。

    5)风险处理程序:

    ① 套期保值执行小组主任应及时向期货领导报告,及时召开公司期货领导小组和有关人员参加会议,分析讨论风险情况及应采取的对策;

    ② 相关人员执行公司期货领导小组的风险处理决定。

    第三十六条 公司交易错单处理程序:

    1、当发生属期货经纪公司过错的错单时,由交易员立即通知期货经纪公司,并由经纪公司采取相应处理措施,再向期货经纪公司追偿产生的损失;

    2、当发生属于公司交易员过错的错单时,交易员应立即报告套期保值执行小组负责人,并立即下达相应的指令,相应的交易指令要求能消除或尽可能减少错单给公司造成的损失。

    第三十七条 公司应合理计划和安排使用保证金,保证套期保值过程正常进行。公司应合理选择保值月份,避免市场流动性风险。

    第三十八条 公司应严格按照规定安排和使用期货业务人员,加强相关人员的职业道德教育及业务培训,提高相关人员的综合素质。

    第三十九条 公司应配备符合要求的计算机系统、通讯系统、交易系统及相关设施、设备,确保期货交易工作正常开展。

    第七章 报告制度

    第四十条 套期保值执行小组应于每月月初向期货领导小组提交上月套期保值业务报告,包括当月新建仓位状况、总体持仓状况、结算状况、套期保值效果、未来价格趋势及相关分析。

    第四十一条 套期保值业务人员应遵守以下报告制度:

    1、交易员每次交易后应向套期保值执行小组负责人、风险控制员、公司期货领导小组报告每次新建头寸情况、计划建仓及平仓头寸情况及最新市场信息等情况。

    2、交易员和会计核算员应分别根据每次交易情况,向公司财务负责人及风险控制员报告汇总持仓状况、结算盈亏状况及保证金使用状况等信息。

    第四十二条 期货领导小组应于每季度结束后5个工作日内向董事会报告上一季度套期保值业务报告,包括当季度新建仓位状况、总体持仓状况、结算状况、套期保值效果、未来价格趋势及相关分析。 董事会根据公司期货领导小组的报告,定期或不定期地对现行的期货风险管理政策和程序进行评价,确保其与公司的资本实力和管理水平相一致。

    第八章 期货套期保值业务的信息披露

    第四十三条 公司拟进行期货套期保值业务,应提交董事会审议。董事会应在做出相关决议后两个交易日内进行公告,并向深圳证券交易所提交下列文件:

    1、董事会决议及公告;

    2、套期保值事项公告,公司披露的套期保值事项至少应当包括:套期保值的目的、期货品种、拟投入资金及业务期间、套期保值的风险分析及公司拟采取的风险控制措施等;

    3、保荐机构(如有)应就套期保值的必要性、公司套期保值业务内控制度是否合理完善、风险控制措施是否有效等事项进行核查,并发表意见(如有);

    4、深圳证券交易所要求的其他文件。

    第四十四条 当公司期货套期保值业务出现重大风险或可能出现重大风险,期货套期保值业务亏损或者潜亏占公司前一年度经审计净利润10%以上,且亏损金额超过1000万元人民币的,公司应在2个交易日内向深圳证券交易所和中国证券监督管理委员会广东监管局报告并公告。

    第九章 档案管理制度

    第四十五条 公司对期货套期保值的交易原始资料、结算资料等业务档案、境内期货业务开户文件、授权文件、各类内部报告、发文及批复文件等档案由档案管理员负责保管,保管期限不少于15年。

    第十章 保密制度

    第四十六条 公司期货业务相关人员应遵守公司的保密制度。

    第四十七条 公司期货业务相关人员未经允许不得泄露本公司的套期保值方案、交易情况、结算情况、资金状况等与公司期货交易有关的信息。

    第四十八条 公司从事期货套期保值业务需要定期披露或临时披露信息的,由期货领导小组根据《深圳证券交易所股票上市规则》及其他相关法律、法规、规范性文件的要求确定信息披露的具体内容、时间,并由公司董事会秘书负责向深圳证券交易所办理公告等相关手续。

    第十一章 应急处理预案控制制度

    第四十九条 公司执行期货套期保值交易方案时,如遇国家政策、市场发生重大变化等原因,导致继续进行该业务将造成风险显著增加、可能引发重大损失时,应按权限及时主动报告,并在最短时间内平仓或锁仓。

    第五十条 若遇地震、泥石流、滑坡、水灾、火灾、台风、暴乱、骚乱、战争等不可抗力原因导致的损失,按中国期货行业相关法律法规、期货合约及相关合同的规定处理。

    第五十一条 如本地发生停电、计算机及企业网络故障使交易不能正常进行的,公司应及时启用备用无线网络、笔记本电脑等设备或通过电话等方式委托期货经纪公司进行交易。

    第五十二条 因公司生产设备故障等原因导致不能按时进行交割的,公司应当采取必要措施及时平仓或组织货源交割。

    第十二章 责任追究

    第五十三条 本制度所涉及的交易指令、资金拨付、下单、结算、内控审计等各有关人员,严格按照规定程序执行的,交易风险由本公司承担。 违反本制度规定或超越权限进行资金拨付、下单交易等行为的,或违反本制度规定的报告义务的,由违规行为人对交易风险或损失承担个人责任。

    第五十四条 公司应区分不同情况,对违规行为人给予行政处分、经济处罚,并通过法律途径向其追究民事赔偿责任;违规行为人的行为构成犯罪的,公司将其移送司法机关,追究其刑事责任。

    第十三章 附 则

    第五十五条 公司的全资、控股子公司进行期货套期保值业务,视同本公司进行期货套期保值业务。 公司的参股公司进行期货套期保值业务,对公司业绩造成较大影响的,公司应参照本制度及其他相关规定,履行信息披露义务。

    第五十六条 本制度未尽事宜,依照国家有关法律、法规、规范性文件的规定执行。本制度如与日后颁布的有关法律、法规、规范性文件的规定相抵触的,应按有关法律、法规、规范性文件的规定执行,并由董事会及时修订本制度。

    第五十七条 本制度自公司董事会审议通过后生效并施行,修订时亦同。

    第五十八条 本制度由公司董事会负责解释。